La reforma laboral cambió el procedimiento disciplinario
Con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025, el procedimiento disciplinario laboral dejó de ser una construcción principalmente jurisprudencial para convertirse en una obligación expresamente regulada por el Código Sustantivo del Trabajo.
La reforma modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y estableció un procedimiento mínimo que debe respetarse siempre que el empleador pretenda imponer una sanción disciplinaria.
El objetivo es garantizar el debido proceso, el derecho de defensa y la transparencia en las decisiones que afectan a los trabajadores.
¿Qué cambió con la Ley 2466 de 2025?
Antes de la reforma, muchas empresas sustentaban sus procedimientos disciplinarios en la jurisprudencia de la Corte Constitucional y en las reglas previstas en sus Reglamentos Internos de Trabajo.
Hoy, la ley establece expresamente los principios y las etapas mínimas que deben observarse durante cualquier actuación disciplinaria.
Esto implica que los formatos internos, manuales disciplinarios y Reglamentos Internos de Trabajo deben encontrarse alineados con la nueva regulación.
Principios que deben respetarse
La Ley 2466 dispone que toda actuación disciplinaria debe desarrollarse respetando, como mínimo, los siguientes principios:
- Dignidad.
- Presunción de inocencia.
- In dubio pro disciplinado.
- Proporcionalidad.
- Derecho de defensa.
- Contradicción y controversia de las pruebas.
- Intimidad.
- Lealtad y buena fe.
- Imparcialidad.
- Respeto al buen nombre y a la honra.
- Non bis in idem.
Las siete etapas obligatorias del procedimiento disciplinario
1. Comunicación formal de apertura
El procedimiento debe iniciar con una comunicación formal dirigida al trabajador.
No es suficiente una llamada verbal o una reunión informal.
2. Formulación escrita de los hechos
La empresa debe indicar claramente:
- Los hechos investigados.
- Las conductas u omisiones atribuidas.
- La fecha y circunstancias relevantes.
La información debe suministrarse por escrito.
3. Traslado de las pruebas
El trabajador tiene derecho a conocer todas las pruebas que sustentan la investigación.
No es posible fundamentar una decisión disciplinaria en pruebas ocultas o desconocidas por el trabajador.
4. Oportunidad para ejercer la defensa
Uno de los cambios más importantes de la reforma consiste en que el trabajador debe contar con un plazo para:
- Presentar sus explicaciones.
- Controvertir las pruebas.
- Aportar nuevos elementos de prueba.
La ley establece que este término no podrá ser inferior a cinco (5) días.
Si los descargos son verbales, deberá elaborarse un acta que recoja la versión del trabajador.
5. Decisión motivada
La decisión debe expresar de manera clara:
- Los hechos probados.
- Las pruebas valoradas.
- Las razones jurídicas y disciplinarias.
- La motivación de la decisión.
No basta con indicar que el trabajador incumplió sus obligaciones.
6. Sanción proporcional
Cuando exista mérito para sancionar, la medida debe guardar relación con la gravedad de los hechos.
La proporcionalidad constituye ahora un principio legal del procedimiento disciplinario.
7. Posibilidad de impugnar la decisión
La Ley 2466 establece que el trabajador debe contar con la posibilidad de impugnar la decisión adoptada por el empleador.
Por ello, las empresas deben definir claramente en sus procedimientos internos quién conocerá esa impugnación y cómo se tramitará.
Ajustes especiales previstos por la ley
La reforma también incorporó reglas específicas que muchas empresas aún desconocen.
Trabajadores sindicalizados
Cuando el trabajador pertenezca a una organización sindical, podrá estar acompañado por uno o dos representantes del sindicato durante la diligencia disciplinaria.
Personas con discapacidad
El procedimiento deberá incorporar los ajustes razonables necesarios para garantizar la comprensión y la comunicación durante todo el proceso.
Uso de medios tecnológicos
Las actuaciones podrán desarrollarse mediante tecnologías de la información y las comunicaciones, siempre que el trabajador tenga acceso a estas herramientas.
Micro y pequeñas empresas
La ley prevé un procedimiento simplificado para los trabajadores del hogar y para las micro y pequeñas empresas con menos de diez trabajadores, sin perjuicio del respeto al derecho de defensa y al debido proceso.
¿Qué debe revisar Recursos Humanos?
Como mínimo, es recomendable actualizar:
- Reglamento Interno de Trabajo.
- Procedimiento disciplinario.
- Formato de apertura de investigación.
- Citaciones.
- Formatos de descargos.
- Actas disciplinarias.
- Modelo de decisión motivada.
- Procedimiento interno de impugnación.
- Capacitación de líderes y supervisores.
Riesgos de no cumplir el procedimiento
No respetar las etapas previstas por la Ley 2466 puede incrementar significativamente el riesgo de que una sanción disciplinaria o una terminación con justa causa sea cuestionada judicialmente.
Dependiendo del caso concreto, ello podría derivar en la declaratoria de ineficacia o de injustificación de la medida, con las consecuencias económicas que determine la jurisdicción laboral.
Conclusión
La Ley 2466 de 2025 transformó el procedimiento disciplinario laboral en Colombia al incorporar expresamente en el Código Sustantivo del Trabajo las garantías mínimas del debido proceso.
Más que actualizar formatos, las organizaciones deben revisar integralmente sus procedimientos internos para asegurar que toda actuación disciplinaria respete las etapas previstas en la ley y ofrezca las garantías necesarias a los trabajadores.
Normatividad aplicable
- Ley 2466 de 2025.
- Código Sustantivo del Trabajo (artículo 115, modificado por la Ley 2466 de 2025).
- Constitución Política de Colombia (artículo 29 – debido proceso).